Highlights of tax liabilities and arrears - what are they? how to check them? what can be done about them?

Benjamin Franklin, in a letter to Jean-Baptiste Leroy in 1789, wrote the famous sentence 'In this world, only death and taxes are certain', which is still relevant today, and the inevitability of taxes is becoming a sore point for many people. According to data from the Ministry of Finance, Poles' tax arrears in 2023 exceeded PLN 115 billion, of which as much as 81 % are VAT arrears, thus affecting entrepreneurs in the largest share.

In this article, we take a closer look at the most important issues relating to this issue, including first and foremost answering the question of what is a liability and what is a tax arrears, how it can be checked and how it can be dealt with.

• What is a tax liability?
• When does a tax liability arise?
• When does a liability become a tax arrears?
• How to check tax arrears?
• What could be the consequences of defaulting on a tax liability?
• What can be done with the resulting tax arrears?
• Can a tax liability be written off?
• Benefits of remission of tax liability in restructuring proceedings

Re.1 What is a tax liability?

Zadłużenie wobec Urzędu Skarbowego to sytuacja, w której podatnik ma niezapłacone zobowiązania podatkowe wobec administracji skarbowej. Ordynacja podatkowa definiuje zobowiązanie podatkowe jako wynikające z obowiązku podatkowego zobowiązanie podatnika do zapłacenia podatku na rzecz szeroko rozumianego państwa w wysokości, w terminie oraz w miejscu określonych w przepisach prawa. Innymi słowy tworzy ono dla podatników obowiązek zapłaty określonego podatku, a dla organu podatkowego uprawnienie żądania takiej zapłaty. Może obejmować różne rodzaje podatków, takie jak podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT), czy osób prawnych (CIT), podatek od towarów i usług (VAT), akcyza, podatek od czynności cywilnoprawnych (PCC) oraz inne opłaty związane z działalnością gospodarczą lub osobistą.

Re. 2 When does the tax liability arise?

Zgodnie z Ordynacją podatkową datą powstania zobowiązania podatkowego jest zaistnienie zdarzenia, z którym ustawa podatkowa wiąże powstanie takiego zobowiązania albo doręczenia decyzji organu podatkowego, ustalającej wysokość tego zobowiązania. Upraszczając z jego powstaniem mamy z nim do czynienia w momencie, kiedy następuje konkretyzacja powinności zapłaty podatku przez podatnika, co do wysokości, terminu i miejsca czy to na podstawie regulacji wynikających z poszczególnych ustaw podatkowych i aktów wykonawczych do nich, czy też na podstawie wspomnianej decyzji. O ile zobowiązanie podatkowe wynikające z decyzji budzi mniej wątpliwości (znajdziemy w niej, co do zasady informacje dotyczące kwoty, terminu płatności czy organu odpowiedzialnego za pobór), o tyle moment jego powstania z mocy prawa może jawić się mniej oczywistym. W tym zakresie z pomocą przychodzi podział na świadczenia incydentalne, gdzie zobowiązanie podatkowe powstaje z chwilą dokonania czynności (np. podatek od czynności cywilnoprawnych) oraz świadczenia okresowe, gdzie kwota podatku konkretyzuje się z upływem określonego okresu, np. miesiąca czy roku (podatek VAT, podatki dochodowe, podatek od nieruchomości).

Re 3 When does a liability become a tax arrears?

A tax arrears is a tax not paid on time, but also a tax advance or tax instalment not paid. Tax arrears are therefore the result of the mere fact of non-payment of tax, regardless of any other circumstances, and arise from the day after the due date.

Re.4 How to check tax arrears?

Information on tax arrears may be obtained directly from the tax authority with jurisdiction in rem (type of case) and/or local jurisdiction (according to the taxpayer's place of residence, domicile). In the case of the tax office, the general rule is that the taxpayer belongs to the office with jurisdiction over the place of residence or registered office. On the Internet, search engines and lists are available to help identify the competent authorities.

In order to verify your tax arrears, you should submit an application to the Tax Office, indicating what information you are requesting. Since the Tax Ordinance regulates in detail the issue of certificates issued by the authority, the content of the application should be more specific as to what information you wish to obtain, in particular whether you are expecting a certificate stating the status of your arrears, a certificate stating that you are not in arrears with your taxes, or whether you need another certificate with the required content.

Re 5 What could be the consequences of defaulting on a tax liability?

Being in arrears with tax obligations has many negative consequences, ranging from limiting the ability to carry out business activities, e.g. due to the impossibility of obtaining a certificate of non-default and the loss of contracts, to the increasing size of the debt as a result of high tax interest, to the complete blocking of the possibility of doing business due to the faster enforcement procedure in administrative proceedings.

Re 6 What can be done with the tax arrears that have arisen?

There are a number of steps you can take in relation to a tax arrears case to protect yourself from negative consequences from the tax authorities. Steps to consider are:
-application for deferral of payment of tax arrears;
-Filing a request for instalment of tax arrears;
-application for remission of tax arrears in whole or in partor interest on late payment.
The tax authority makes its decision on the basis of an important interest of the taxpayer or the public interest, which is worth duly substantiating in the content of the application.

It may also be the case that verification work reveals that the arrears are due to an error, in which case the error must be corrected, e.g. by entering the correct values in an amended tax return.

W przypadkach, kiedy zobowiązania podatkowe są niewspółmierne do możliwości spłaty lub podatnik posiada wiele różnych zobowiązań, nie tylko podatkowych wynikających z różnych tytułów warto rozważyć działanie kompleksowe, np. poprzez wdrożenie postępowania o zatwierdzenie układu, które umożliwia zawarcie całościowego porozumienia dopasowanego do sytuacji podatnika oraz zabezpieczenie majątku w okresie postępowania przed ewentualnymi działaniami egzekucyjnymi ze strony niektórych wierzycieli.

Re 7 Can a tax liability be written off?

A tax liability may be written off in part or in whole by the tax authority or in restructuring proceedings. The grounds for remission under the Tax Ordinance are quite restrictive as it may occur when:

• there is a reasonable expectation that an amount in excess of the enforcement expenses will not be obtained in the enforcement proceedings;
• the amount of tax arrears does not exceed five times the costs of a reminder in enforcement proceedings;
• kwota zaległości podatkowej nie została zaspokojona w zakończonym lub umorzonym postępowaniu likwidacyjnym lub upadłościowym albo sąd oddalił wniosek o ogłoszenie upadłości;
• the taxpayer has died leaving no assets or has left non-enforceable movable property;

In any case, the tax authority may write off the tax arrears if the write-off will not constitute state aid or will constitute de minimis aid to the extent and in accordance with the rules laid down in directly applicable Community legislation on de minimis aid.

Re 8 Advantages of writing off a liability in restructuring proceedings

Remission of a tax liability is also possible under one of the four restructuring proceedings, which offer far broader possibilities.
First postępowanie restrukturyzacyjne stwarza możliwość zawarcia układu o charakterze kompleksowym obejmującym swym zakresem szersze grono wierzycieli i umożliwiającym dostosowanie łącznych spłat do poziomu możliwego do obsługi w określonej sytuacji przedsiębiorcy.
Po drugie w ramach propozycji układowych dopuszczalnej jest umorzenie części zaległości podatkowej oraz odsetek podatkowych naliczonych od tej wierzytelności. Przychylić należy się w tej kwestii do stanowiska, iż w postępowaniu restrukturyzacyjnym ważny interes podatnika przejawia się już w samej realizacji celu ustawowego postępowania jakim jest uniknięcie upadłości.
Thirdly, the decision to write off is always preceded by the tax authority verifying the issue of the existence of public aid and its admissibility. In the course of restructuring proceedings, a document called the private creditor test is drawn up, in which an assessment is made as to whether the support provided by the tax authority will constitute public aid or not, which makes an analysis of this premise no longer necessary. In addition, the tax authority also obtains an objective analysis of the restructuring authority as to the possibility of satisfaction in a hypothetical negative scenario, as an obligatory element of the document is a comparison of the degree of satisfaction under the arrangement proposed in the restructuring procedure and the degree of satisfaction in the case of bankruptcy proceedings. The results of the analysis are an important source of knowledge for deciding whether to accept the taxpayer's proposal.
Nie można tracić z pola widzenia również faktu, iż przepisy prawa restrukturyzacyjnego dopuszczają zawarcie układu w przypadku uzyskania określonej większości głosów oraz kwoty wierzytelności nawet przy braku zgody niektórych wierzycieli. Innymi słowy przy założeniu uzyskania wymaganej większości liczbowej i wartościowej głosów pozostałych wierzycieli możliwa jest restrukturyzacja zadłużenia podatkowego nawet przy negatywnym stanowisku organu. Po zatwierdzeniu przez Sąd zawarty w postępowaniu restrukturyzacyjnym układ z mocy prawa modyfikuje wysokość zobowiązań i terminy ich spłaty.