Kontrahent nie płaci w terminie? Sprawdź, czy należy Ci się rekompensata za koszty odzyskania należności!

Masz dość nieterminowych płatności? Prawo stoi po Twojej stronie

Wielu przedsiębiorców, zwłaszcza z sektora MŚP, codziennie zmaga się z problemem opóźnionych płatności od kontrahentów. Niestety – nieterminowe regulowanie faktur to nie tylko problem z płynnością finansową, ale też dodatkowe koszty i stres.

Dobra wiadomość? Masz prawo do rekompensaty za koszty odzyskiwania należności – nawet jeśli nie poniosłeś żadnych kosztów, nie korzystasz z firmy windykacyjnej ani nie kierujesz sprawy do sądu.

Spis Treści:

Kilka słów o artykule- Posłuchaj

Czym jest rekompensata za koszty odzyskiwania należności?

Zgodnie z ustawą z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych w przypadku opóźnienia w zapłacie wierzyciel ma prawo domagać się ryczałtowej kwoty rekompensaty już od pierwszego dnia po upływie terminu płatności. I to bez żadnego wezwania.

Rekompensata nie jest związana z rzeczywiście poniesionymi kosztami, ale przysługuje automatycznie, jeśli kontrahent nie dotrzymał terminu płatności.

Ile można otrzymać?

Kwoty rekompensaty (stan na 21 maja 2025 r.) są następujące:

• 40 euro – dla faktur do 5 000 zł
• 70 euro – dla faktur od 5 000 do 50 000 zł
• 100 euro – dla faktur powyżej 50 000 zł

Przeliczane są one na złotówki przy zastosowaniu średniego kursu euro ogłoszonego przez NBP ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie pieniężne stało się wymagalne. Przykładowo, jeżeli dłużnik miał zapłacić 21 maja 2025 r. to do przeliczenia musi ustalić kurs z ostatniego dnia roboczego w kwietniu, a więc w naszym przypadku kurs z 30 kwietnia 2025 r. Kursy archiwalne są dostępne na stronie Narodowego Banku Polskiego https://nbp.pl/statystyka-i-sprawozdawczosc/kursy/tabela-a/

Kiedy możesz dochodzić rekompensaty?

Masz prawo zażądać rekompensaty, gdy:

• Prowadzisz działalność gospodarczą,
• Twój kontrahent również jest przedsiębiorcą,
• Faktura nie została opłacona w terminie,
• Transakcja miała charakter handlowy (czyli dotyczyła sprzedaży towarów lub usług między firmami).

Co ważne – nie musisz udowadniać, że poniosłeś jakiekolwiek koszty windykacji. Rekompensata ma charakter ryczałtowy i przysługuje z mocy prawa.

A co jeżeli poniosłeś wyższe koszty czy możesz dochodzić wyższych kwot?

Choć rekompensaty ryczałtowe (40, 70, 100 euro) są najczęściej stosowane i proste w użyciu, to w niektórych sytuacjach możesz domagać się od kontrahenta zwrotu rzeczywistych kosztów odzyskiwania należności – nawet jeśli są one wyższe.

Zgodnie z ustawą z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych „wierzycielowi przysługuje również zwrot, w uzasadnionej wysokości, poniesionych kosztów odzyskiwania należności przewyższających kwoty ryczałtowe 40, 70 i 100 euro”

Oznacza to, że jeśli:

• poniosłeś koszty wynajęcia firmy windykacyjnej,
• skorzystałeś z usług kancelarii prawnej,
• prowadziłeś korespondencję z dłużnikiem, ponosząc realne wydatki,

to masz prawo domagać się od dłużnika pokrycia tych kosztów w całości, o ile są uzasadnione i właściwie udokumentowane.

Co to oznacza w praktyce?
Jeśli np. zaangażowałeś prawnika lub firmę windykacyjną, która pobrała wynagrodzenie w wysokości 500 zł, a należna rekompensata wynosiła 40 euro (ok. 180 zł), możesz dochodzić różnicy 320 zł od kontrahenta – pod warunkiem, że wydatki te były celowe i związane z odzyskiwaniem konkretnej należności.

Dlaczego warto o tym pamiętać?

Wielu przedsiębiorców nie wie, że rekompensata to nie sufit, tylko minimum, które przysługuje z mocy prawa. Jeśli faktycznie poniosłeś wyższe koszty – masz pełne prawo domagać się ich zwrotu.

To także ważny sygnał dla nieuczciwych kontrahentów – że nie tylko nie tolerujesz opóźnień, ale konsekwentnie egzekwujesz swoje prawa.

Jak dochodzić rekompensaty?

1. Wyślij wezwanie do zapłaty – poinformuj dłużnika, że oprócz należności głównej dochodzisz także kwoty rekompensaty.
2. Dodaj kwotę rekompensaty do noty księgowej – możesz wystawić notę obciążeniową i przesłać ją wraz z przypomnieniem o płatności.
3. Zaangażuj do sprawy radcę prawnego – kwota rekompensaty może pokryć Twoje realne koszty związane z monitami, mailami, pismami itd.
4. Jeśli to nie działa – idź dalej – możesz dochodzić zapłaty na drodze sądowej, a sąd z reguły zasądza również kwotę rekompensaty.

Czy warto dochodzić rekompensaty? Zdecydowanie tak!

Wielu przedsiębiorców nie korzysta z przysługujących im praw, bo „nie chcą psuć relacji z klientem”. Ale pamiętaj – to Twoje pieniądze i Twój czas, a nierzetelny kontrahent już naruszył zasady współpracy.

Poza tym, domaganie się rekompensaty:

• pokazuje, że traktujesz swoją firmę profesjonalnie,
• zwiększa szanse na szybszą zapłatę,
• chroni Cię przed kumulacją złych długów.

Podsumowanie

Jeśli kontrahent spóźnia się z płatnością – nie czekaj bezczynnie. Zgodnie z prawem, możesz dochodzić ryczałtowej rekompensaty za koszty odzyskiwania należności, niezależnie od tego, czy faktycznie korzystasz z firmy windykacyjnej.

Nie musisz być twardym windykatorem, by skutecznie egzekwować swoje prawa. Wystarczy, że je znasz – i zaczniesz z nich korzystać.

W kolejnych częściach:

1. Czym jest ulga za złe długi? Kiedy i jak z niej korzystać?
2. Jak szybko i tanio założyć spółkę z o.o. w s24?